7 อุปนิสัยของผู้มีประสิทธิผลพอสมควร

“คุณเกรียงศักดิ์ ขอบคุณนะคะที่ให้หนังสือเรื่อง 7 อุปนิสัยของผู้มีประสิทธิผลสูง ของ สตีเฟ่น อาร์ โควี่ย์ เป็นหนังสือที่ดีค่ะ แต่พิมว่ามันอาจจะยากไปนิดสำหรับคนทั่วไป”

“คุณพิมมีคำแนะนำอะไรครับ”

“บางทีน่าจะมี 7 อุปนิสัยของผู้มีประสิทธิผลพอสมควรก่อนนะคะ จะได้ไม่ข้ามขั้นเกินไป พิมคิดว่าสิ่งเหล่านี้น่าจะเป็น 7 อุปนิสัยที่ว่าค่ะ

1. รับผิดชอบ
2. ถามแจกแจงให้เข้าใจ
3. ตรงเวลา
4. แสดงออกอย่างเหมาะสม
5. ทำงานเร็ว
6. บอกความคืบหน้าเป็นระยะ
7. กินดี นอนพอ

ข้อแรกเรื่องรับผิดชอบ ก็เริ่มจากเมื่อได้รับมอบหมายงาน ต้องมั่นใจว่าเราเข้าใจวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน ตั้งใจอ่านเอกสารหรืออีเมลที่มอบหมายงาน ฟังอย่างตั้งใจในกรณีรับมอบหมายงานต่อหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจถูกต้อง ทบทวนคำสั่ง พิมเองทุกครั้งที่รับงานจากนายชาวต่างชาติ พิมจะสรุปเป็นอีเมลให้เขาอ่าน หากเขาเห็นว่าเราเข้าใจคลาดเคลื่อนจะได้สั่งเราใหม่

ข้อ 2 คือ ถามเพื่อให้เขาแจกแจงให้เราเข้าใจได้ชัดเจนขึ้น ดิฉันถามบ่อย จนคนเรียกชื่อเล่นว่า Miss Excuse me เพราะเวลานายสั่งงาน ดิฉันมักถามว่า Excuse me คือ ขอโทษค่ะ ดิฉันเข้าใจถูกต้องไหมคะว่า”

“ข้อนี้ดีมากครับ อย่าด่วนสรุปว่าเราเข้าใจคนอื่นถูกต้อง เวลาผมพูด กับการที่คุณได้ยินนั้น อาจจะคนละความหมายก็ได้ เพราะเรามีพื้นฐานความเชื่อและลักษณะการสื่อสารที่แตกต่างกัน นายชาวต่างชาติมักชื่นชมคนที่ถามเมื่อไม่เข้าใจ เพราะเขาเห็นว่าเราแคร์และอยากทำงานให้ถูกต้อง

บางคนเข้าใจผิดคิดว่าหากถามเขาจะคิดว่าเราโง่ แต่ที่จริงแล้วความโง่คือการลงมือทำงานโดยความเข้าใจผิด และไม่ยอมถามต่างหาก ข้อต่อไปละครับ”

“ตรงเวลาคะ การตรงเวลาคือการเคารพเวลาของคนอื่น เราควรไปถึงที่ทำงาน หรือห้องประชุมก่อนเวลาค่ะ การไปสาย 10 นาทีทำให้คนทั้งหมดเสียเวลาไปคนละ 10 นาที บางทีเขาก็เริ่มตรงเวลาโดยไม่สนใจว่าใครมาสาย กรณีนี้เราก็อาจจะตกหล่นข้อมูล ในที่สุดงานเราก็ออกมาไม่ดีอยู่นั่นเอง

อุปนิสัยที่ 4 คือ การกล้าแสดงออกอย่างเหมาะสม หรือ Assertivenss ค่ะ คุณพูดเรื่องนี้บ่อยแล้ว พิมขอข้ามไปละกันค่ะ

อุปนิสัยข้อที่ 5 สำหรับคนที่มีประสิทธิผลพอควรคือ ทำงานเร็ว สมัยนี้การเปลี่ยนแปลงมันเร็วมาก สภาวะแวดล้อม คู่แข่ง ลูกค้า ล้วนปรับเปลี่ยนกันอย่างรวดเร็ว สำหรับชาวต่างชาติที่พิมทำงานด้วยส่วนใหญ่มักจะมีหลักการว่า เวลาเป็นเงินเป็นทอง หากทำงานเร็วเขาก็มองว่าเราทำให้เกิดมูลค่าเพิ่มที่ดีมากขึ้น หากทำงานช้าก็เสมือนสิ้นเปลืองเงินทอง

อุปนิสัยข้อที่ 6 คือ การรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ เมื่อเราได้รับมอบหมายงานมา หากเป็นงานที่มีแผนงาน และมีกำหนดระยะเวลา เช่น เป็นงานโครงการที่ใช้เวลา 4 สัปดาห์ ในแต่ละสัปดาห์จะมีงานแต่ละอย่างต้องทำให้เสร็จ ดังนั้นเราควรรายงานความคืบหน้าของงานเป็นระยะตามความเป็นจริง เช่นหากเกิดปัญหาขึ้นก็ต้องรายงานให้คนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบ ข้อดีคือ พวกเขาจะได้ไปปรับแผนงานของเขาให้สอดคล้องกับความเป็นจริง หรือบางกรณีเขาอาจจะช่วยเราแก้ปัญหาได้ด้วยซ้ำไป

เวลาที่เรารับปากใครเรื่องเส้นตายของงาน คนอื่นเขาก็จะนำข้อมูลนั้นไปเป็นส่วนประกอบในการทำงานของเขา แล้วเขาก็กำหนดเส้นตายงานของเขาตามเส้นตายของเรา

ดังนั้น หากเราเลยกำหนดเสร็จ เขาก็มีแนวโน้มว่าจะเลยกำหนดเสร็จในงานของเขาด้วยเช่นกัน

อุปนิสัยที่ 7 คือ ทานอาหารที่ดี และพักผ่อนให้พอพียง ข้อนี้อาจจะฟังดูพื้นๆ นะคะ แต่เป็นเรื่องสำคัญมากเช่นกันค่ะ การทานอาหารที่ไม่ดี ทำให้สุขภาพเราไม่ดี งานก็ไม่ดีไปด้วย การพักผ่อนที่ไม่พอเพียงก็เช่นกัน อาจจะทำให้งานผิดพลาด บางกรณีก็ทำให้เกิดอุบัติเหตุในงานได้ เรื่องธรรมดาแบบนี้ก็มีผลมากเช่นกันค่ะ”